Partout où l’on se tourne, les logiciels semblent être la réponse. Vous utilisez probablement déjà des logiciels pour votre marketing, votre comptabilité et votre gestion. Mais avez-vous déjà réfléchi à la nécessité d’un logiciel de gestion des ressources humaines comme mypeopledoc dans votre petite entreprise ? En fait, c’est bien plus qu’un luxe. Les entreprises qui utilisent un logiciel de ressources humaines l’appelleraient probablement une nécessité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de ressources humaines ?
Dans sa forme la plus simple, un logiciel RH désigne des plateformes spécifiques qui combinent différents systèmes et processus pour garantir que les employés d’une entreprise sont facilement accessibles en cas de besoin et que les données sont correctement stockées.
Bien entendu, tous les logiciels RH sont différents, et chaque entreprise a des besoins et des applications uniques. Mais les systèmes comprennent généralement la gestion des salaires, l’administration des avantages sociaux, la tenue des registres de présence et des pointages, ou une combinaison de ces fonctions.
L’automatisation des RH n’est pas nouvelle, mais nous sommes enfin arrivés à un point où elle est rentable et utilisable par les petites entreprises. L’automatisation remonte à la fin des années 70, lorsque les grandes entreprises ont commencé à utiliser des systèmes ERP pour surmonter les limites manuelles auxquelles elles étaient confrontées avec l’utilisation d’ordinateurs centraux.
En 1987, la première plate-forme totalement centrée sur les RH a été lancée par Oracle (qui propose encore aujourd’hui des outils RH de premier ordre). Depuis lors, des dizaines de systèmes ont été lancés et améliorés. Il y a eu beaucoup d’innovations dans ce domaine, en particulier à la fin des années 1990 et au début des années 2000, mais ce n’est que récemment que les logiciels RH sont finalement devenus rentables (grâce à l’infrastructure en nuage).
Les avantages des logiciels RH
Si vous avez déjà géré manuellement des opérations de RH dans le passé, vous vous demandez peut-être quels sont les avantages de payer pour un logiciel. Mais regardez de plus près :
1. Économies de coûts
Connaissez-vous le coût de la rotation du personnel ? Il y a de fortes chances que vous ayez sous-estimé le coût réel du remplacement d’un employé pour votre entreprise. D’après différentes études, une entreprise dépensera entre 16 % et 213 % du salaire annuel moyen de ses employés pour embaucher un nouveau collaborateur.
Le remplacement d’une personne, même si elle occupe un poste peu rémunéré, représente probablement 16 % de son salaire. Ainsi, pour un employé qui gagne 10 euros de l’heure, on parle d’environ 3 328 euros en fin de compte. Ce chiffre s’élève à 20 % pour un poste de milieu de gamme (30 000 à 50 000 euros), puis à 213 % pour un poste de direction. (Besoin de remplacer un PDG qui gagne 100 000 euros ? Cela vous coûtera environ 213 000 €).
Qu’est-ce que tout cela a à voir avec les logiciels de RH ? Eh bien, une bonne plate-forme RH contribue à réduire le taux de rotation du personnel en garantissant que les besoins des employés sont pris en compte. En outre, elle simplifie le processus de recherche des bons candidats. Par conséquent, il y a moins de chances d’engager quelqu’un qui ne convient pas pour le poste, ce qui augmente encore les coûts.
2. Une meilleure utilisation du temps
Le temps est la seule chose que votre personnel des RH ne peut pas obtenir davantage. Il est donc impératif que vous les aidiez à créer des systèmes qui optimisent le temps. Si votre équipe des RH saisit constamment des données à la main, passe des coups de téléphone et vérifie manuellement les candidatures, elle n’aura pas le temps de s’occuper de choses plus importantes, comme les questions juridiques et l’application des politiques de l’entreprise.
Une plate-forme logicielle RH n’est pas une solution parfaite, mais elle aide certainement les entreprises à gagner du temps et à mieux affecter les ressources manuelles aux domaines qui comptent vraiment pour la santé de l’entreprise.
3. Des informations plus précises
Avec la quantité de données qui transitent par un service des ressources humaines de nos jours, il est pratiquement impossible pour une personne – ou un groupe de personnes – de tout traiter. Cela signifie que des informations précieuses sont constamment négligées ou égarées.
L’avantage de travailler avec un logiciel de RH est que vous n’avez pas à vous fier à vos propres limites humaines. Les données sont synthétisées et analysées de manière puissante, ce qui vous permet d’obtenir des informations plus précises et de prendre des décisions stratégiques.
4. Étonnamment rentable
« Beaucoup d’hommes d’affaires pensent que l’achat d’un logiciel RH de qualité va mettre en faillite l’ensemble de leur budget marketing. Ce n’est tout simplement pas vrai ». « Certains des meilleurs progiciels RH ont des programmes de financement et des abonnements mensuels qui peuvent fonctionner même avec le plus petit budget de démarrage ».
Certains diront même que vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas utiliser de logiciel RH. La somme d’argent que vous perdez en termes d’heures de travail perdues et d’erreurs ne peut même pas être comparée au coût initial d’un logiciel RH. C’est une décision facile à prendre.
Les caractéristiques à rechercher
Si vous êtes sur le marché des logiciels RH, vous avez beaucoup de choix. Afin de réduire vos options, vous devez savoir ce que vous recherchez :
1. Une plate-forme en nuage. Il existe aujourd’hui de nombreuses applications logicielles RH de bureau et sur site. Beaucoup d’entre eux sont utiles et, étonnamment, ont un impact assez puissant. Cependant, méfiez-vous des logiciels de bureau dans un monde des affaires qui se façonne autour du nuage.
Les plates-formes logicielles en nuage sont beaucoup plus précieuses de nos jours. Prenez par exemple le logiciel People HR, l’un des leaders dans ce créneau. Alors qu’une solution de bureau exige que l’utilisateur soit réellement au bureau et se connecte à un ordinateur particulier pour accéder à la plateforme, un outil comme People permet aux employés d’accéder aux informations, qu’ils soient au bureau ou qu’ils utilisent leur smartphone dans un aéroport.
C’est la puissance du nuage.
2. Les fonctionnalités de libre-service. Plus vous êtes en mesure de vous décharger des responsabilités de votre équipe RH, plus celle-ci peut être utile. En d’autres termes, si votre équipe RH n’a pas à se soucier d’envoyer constamment par e-mail les mêmes réponses aux employés qui posent des questions répétées sur les congés maladie et les fiches de paie, elle peut se concentrer sur des tâches plus importantes qui comptent vraiment. C’est là que les fonctions de libre-service entrent en jeu.
Une plateforme logicielle RH en libre-service met le pouvoir entre les mains des employés en développant un portail centralisé auquel les employés, les responsables et les RH peuvent tous accéder. Il permet aux employés de demander des jours de congé ou de consulter les détails de la paie, tandis que les RH peuvent suivre ce qui se passe et recevoir des notifications lorsqu’une approbation est nécessaire.
3. Évolutivité. La troisième chose dont vous devez tenir compte est l’évolutivité. Si vous êtes comme la plupart des entreprises, vous êtes tout sauf stagnant. Vous êtes très probablement en pleine croissance, et la dernière chose que vous souhaitez est d’investir dans un système de RH, d’apprendre à l’utiliser et de devoir le remplacer parce que votre équipe est devenue trop grande.
Un bon logiciel RH est évolutif, en ce sens que vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin. Et lorsque vous avez besoin d’un accès plus large, il vous suffit de le mettre à niveau sans interruption. La plupart des principaux systèmes de cloud computing actuels, comme People, sont évolutifs, mais assurez-vous de l’évaluer lors du processus de contrôle.
Faites le bon choix.
Les logiciels de RH sont enfin adaptés aux petites entreprises. Ils sont à parts égales fonctionnels et rentables, ce qui signifie qu’il y a très peu d’inconvénients à investir dans cette technologie.
Cependant, vous devez faire vos recherches et savoir ce que vous recherchez. Chaque plateforme est différente, et vous voudrez être sûr d’avoir accès aux fonctionnalités dont vous avez besoin.