Les relations réussies, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, dépendent d’une communication efficace.
La communication peut faire la différence entre la vie et la mort dans les situations d’urgence, entre le divorce et la réconciliation dans un mariage, ou entre le profit et la perte dans une entreprise, et pourtant beaucoup de gens négligent encore l’importance de la communication dans le monde en ligne. Maintenant qu’une part considérable de notre vie quotidienne est facilitée par l’internet, les compétences en communication numérique sont essentielles pour s’assurer que les messages sont délivrés et reçus correctement, et que les fils virtuels ne sont pas croisés dans le processus.
Certaines formes de communication en ligne ne permettent pas un retour immédiat, il est donc essentiel de présenter des messages convaincants dans un cadre unidirectionnel pour réussir. Les échecs de communication, en revanche, ont un prix non négligeable : lorsque les clients reçoivent des messages mal rédigés, ils tirent des conclusions défavorables sur votre marque. Vous pouvez augmenter votre capacité à intéragir sur le web avec meet jitsi.
Comme nous le savons tous, les occasions d’améliorer la première impression sont rares. Ces cinq compétences utiles pour la communication en ligne vous aideront à éviter les complications inutiles et à améliorer la rentabilité de votre entreprise. Voyons ce que vous devez prendre en compte.
1. Suivez l’étiquette
Lorsque des personnes se rencontrent en personne pour la première fois, il existe certaines règles non écrites selon lesquelles il est d’usage de se comporter avec bienséance et décorum. Si vous ignorez ces règles, vous risquez de passer pour quelqu’un de grossier, d’arrogant ou tout simplement de bizarre, ce qui crée des obstacles à un dialogue constructif et nuit à toute relation potentielle avant même qu’elle n’ait commencé. La communication en ligne fonctionne de la même manière, avec un ensemble de normes similaires.
L’étiquette est le cadre des comportements acceptés lors de la communication en ligne. À bien des égards, l’importance de l’étiquette dépasse celle de l’étiquette en personne, car contrairement aux connaissances éphémères, l’internet crée un enregistrement permanent des communications qui peut hanter les personnes et les entreprises qui se sont montrées inefficaces ou offensantes lors de précédentes interactions en ligne. Évitez à tout prix ce type de communication ; vous n’avez pas besoin que le fantôme d’un mauvais passé en ligne plane au-dessus de vous et ruine votre réputation, c’est certain.
Lorsque vous communiquez via des canaux sans visage, tels que l’e-mail ou les plateformes sociales, il est important de se rappeler qu’il y a une personne réelle à l’autre bout, même si vous ne pouvez pas la voir. Cela vous permettra également de vous assurer que vous utilisez un langage humain, plutôt que d’écrire en pensant à un récepteur robot.
Que pouvez-vous faire ? Tout d’abord, soyez aussi poli que vous le seriez dans des rencontres hors ligne. Tenez compte de la vie privée des autres et respectez leur temps. Vous pouvez également inclure des salutations et des salutations simples pour que les correspondants se sentent en sécurité et respectés. Suivez ces conseils simples, et vous deviendrez le patron de la communication respectueuse.
2. Utilisez un langage clair et concis
Lorsque vous rédigez du contenu, il est important d’écrire dans un style que votre public aimera lire. Tenez compte des points suivants :
Le ton de la voix : Rédigez-vous un texte formel qui nécessite un vocabulaire sophistiqué ou votre public préférerait-il un style plus décontracté et conversationnel ?
Jargon technique : Un excès de « jargon » technique pourrait finir par aliéner les publics peu familiers de cette terminologie spécifique. Utilisez plutôt des termes techniques lorsque cela est nécessaire, tout en veillant à ce que votre contenu reste aussi accessible que possible. Lorsque vous utilisez des acronymes, écrivez toujours la phrase en entier la première fois que vous l’utilisez, suivie de l’acronyme entre parenthèses – par exemple, optimisation des moteurs de recherche (SEO). Ainsi, les lecteurs sauront exactement à quoi vous faites référence dans la suite du texte.
Cassez votre texte : Une longue page de texte ininterrompu risque de rebuter de nombreux lecteurs. Utilisez des sous-titres, des puces et des listes pour diviser votre contenu en morceaux digestes qui paraîtront moins intimidants à l’écran. Du point de vue du référencement, une page Web bien structurée est également beaucoup plus facile à explorer et à indexer pour les robots d’indexation.
Cependant, comme la plupart des communications en ligne se font par écrit (courriels, chats, forums, discussions, commentaires sur les médias sociaux, etc.), une bonne connaissance du vocabulaire et de la grammaire est essentielle ; en cas de doute, vérifiez toujours.
Les propriétaires d’entreprises devraient donc envisager d’offrir des possibilités de formation continue aux travailleurs qui souhaitent améliorer leurs compétences rédactionnelles, car lorsque les membres de l’équipe écrivent mieux, ils présentent une image améliorée et professionnelle de leur entreprise.
Heureusement, la communication en ligne peut facilement être améliorée grâce à la relecture. Vérifiez :
- les erreurs de grammaire et de ponctuation
- une mauvaise structure de phrase
- l’utilisation incorrecte des temps
- les fautes d’orthographe ou de frappe.
Il est souvent difficile de repérer ses propres erreurs, surtout si vous avez déjà lu le texte plusieurs fois. Demandez donc à un collègue de vérifier votre travail avec un regard neuf.
Il est également utile de procéder à un « contrôle du sens » général. S’assurer que la formulation coule correctement et se lit bien permet d’éviter toute ambiguïté, et éliminer les informations superflues ou inutiles peut améliorer la clarté d’un message écrit.
3. Adoptez le bon ton
Les communications en ligne diffèrent des rencontres en personne car elles sont souvent dépourvues d’indices non verbaux tels que les expressions faciales, les gestes et le ton de la voix.
Lorsque vous communiquez en ligne avec des clients et des prospects, il est donc important d’établir le ton correct de la conversation dès le départ. L’humour peut être un moyen efficace de briser la glace dans des situations de face-à-face et peut aider à établir un rapport avec de nouvelles connaissances. Toutefois, soyez prudent lorsque vous utilisez un langage humoristique en ligne ; évitez les tons qui peuvent être facilement mal interprétés à l’écrit, comme le sarcasme ou l’ironie, afin de ne pas offenser les gens par inadvertance et de ne pas brûler les ponts que vous avez travaillé dur à construire.
Bien que la culture d’entreprise dicte souvent le ton du langage utilisé pour les affaires, différents styles de communication peuvent être choisis en fonction du contexte. Par exemple, vous pouvez utiliser des termes familiers lorsque vous discutez avec un client de longue date, mais lorsqu’il s’agit de résoudre les plaintes d’un client, il est généralement préférable d’utiliser un discours formel et grammaticalement correct afin que le client sache que vous prenez les choses au sérieux.
4. Fournissez des réponses complètes
Lorsque vous rédigez des réponses à vos clients, veillez à traiter en profondeur tous les problèmes qui vous sont présentés. Dans certaines situations, il est possible d’anticiper les questions de suivi que les clients pourraient poser afin de rendre la communication plus rapide et plus efficace.
Un peu de préparation est très utile. Il arrive que les professionnels ne parviennent pas à fournir des réponses complètes aux demandes de renseignements parce qu’ils ne prennent pas le temps de lire, d’absorber et de comprendre ce que le client a à dire. En règle générale, vous devez toujours répondre aux questions de base telles que « Qui ? », « Quoi ? », « Quand ? », « Où ? », « Pourquoi ? » et « Comment ? ».
Si vous n’êtes pas certain de la signification de la préoccupation d’un client ou du problème qu’il a soulevé, n’hésitez pas à demander des éclaircissements. Il est toujours préférable de demander d’abord que de regretter ensuite.
Un traitement minutieux des demandes de renseignements aide les entreprises à conserver leurs clients existants tout autant qu’à en attirer de nouveaux. Une entreprise qui interagit de manière approfondie et compétente avec les clients en ligne peut créer une bonne volonté au sein de la communauté en ligne, ouvrant ainsi la voie à une augmentation des ventes.
5. Construire une personnalité en ligne favorable
Les entreprises doivent bien communiquer dans un cadre personnel et en ligne afin de créer et de maintenir un sentiment positif au sein de leurs marchés cibles. Cependant, la communication en ligne présente souvent des difficultés supplémentaires en raison de l’absence de signaux non verbaux. En vous concentrant sur une écriture claire et concise, ainsi que sur l’appréciation de vos clients, vous pouvez maintenir un haut niveau de professionnalisme en ligne qui créera des liens avec la communauté et inspirera de la bonne volonté à vos prospects.
Donc, pour résumer :
- Respectez les règles de l’étiquette pour entretenir de bonnes relations et éviter les offenses.
- Utilisez un langage clair et concis que votre public comprendra et appréciera de lire.
- Adoptez le bon ton en adaptant votre langage et votre style d’écriture à votre public cible.
- Répondez de manière exhaustive aux questions des clients afin que votre marque apparaisse comme professionnelle et compétente.
- Construisez une image en ligne favorable grâce à une communication bien structurée et en montrant que vous appréciez vos clients.
- En fin de compte, cela se traduira par une augmentation des ventes et une meilleure rentabilité. Cela semble assez tentant pour faire un effort !