Comment votre entreprise stocke-t-elle ou envoie-t-elle vos principaux documents commerciaux ?
Tout, des dessins de projet aux contrats en passant par les plans d’affaires, est désormais créé sur un ordinateur. Ce qu’il en advient ensuite peut-être essentiel pour bien les gérer et éviter toute sorte de faille de sécurité. Les cloud sont devenus une option populaire pour créer et stocker nombre de ces documents. Vous pouvez utiliser un programme (arkevia) qui vous permet de créer et d’enregistrer des documents, ou vous pouvez par exemple avoir un dessin PDF que vous stockez dans Dropbox ou un autre logiciel cloud. Plus d’informations sur arkevia en cliquant sur le lien. L’envoi de documents est une autre tâche facilitée en ligne. Vous pouvez partager des fichiers à partir du cloud ou vous pourriez envoyer par courriel le document en pièce jointe à ceux qui en ont besoin.
Tout cela s’ajoute à plus de commodité pour votre entreprise, mais quelle est la sécurité de ces documents professionnels ? Que devez-vous savoir si vous les stockez et les envoyez en ligne ?
Avantages du cloud
Vous souvenez-vous de l’époque où vous marteliez votre ordinateur, travaillant sur un document important, pour voir votre dur labeur disparaître lorsque l’ordinateur tombait en panne ? C’est peut-être encore le cas si vous utilisez un système où vous enregistrez sur un disque dur plutôt que sur un cloud. La différence essentielle est que si l’enregistrement sur un disque dur rend vos documents disponibles localement (sur le disque dur de l’ordinateur sur lequel ils sont stockés), le cloud signifie que vos documents sont stockés sur un serveur distant. Cela signifie que vos documents sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur sur lequel vous pouvez vous connecter à votre compte cloud. Cela protège également vos documents contre les catastrophes imprévues. Par exemple, que se passe-t-il si le bâtiment où est stocké votre ordinateur ou vos classeurs prend feu ? Le stockage dans le cloud offre la tranquillité d’esprit que les documents clés seront toujours disponibles. L’accessibilité et la récupération sont deux grands avantages du cloud. Le stockage dans le cloud permet également de réaliser des économies, notamment par rapport à tout système d’hébergement interne. Il peut également se synchroniser sur plusieurs appareils à la fois, ce qui garantit que tout le monde voit la version la plus récente. En tant qu’entrepreneur qui fait des allers-retours entre les chantiers et le bureau, vous pouvez même constater que le cloud vous permet d’économiser du temps de déplacement. Vous n’avez pas besoin de retourner chercher un document si vous pouvez le sortir sur votre téléphone ou votre tablette.
La plupart des fournisseurs de cloud ont des protocoles de sécurité robustes, c’est donc un autre avantage potentiel. Vous n’aurez pas de documents pris dans des classeurs ou accédés de manière inappropriée.
Partage de fichiers
Le partage de fichiers a également été rendu plus simple via des méthodes en ligne. Il existe toutes sortes de méthodes pour donner accès aux personnes qui ont besoin de voir vos documents. Par exemple :
- les logiciels PDF peuvent inclure des fonctionnalités telles que la limitation de l’accès dans le temps ou la protection des documents par mot de passe. Certains disposent maintenant d’un stockage sur le cloud pour ne pas avoir à joindre le fichier à un e-mail ;
- vous pouvez accorder l’accès aux documents à partir de votre compte de stockage sur le cloud ou de partage de fichiers en ajoutant le nom ou l’adresse e-mail du destinataire ;
- vous pouvez envoyer des documents par e-mail en tant que pièces jointes.
Tout cela contribue à faciliter la gestion des documents, mais il y a toujours un risque chaque fois que vous partagez un document. Il est important de comprendre lesquels, afin de connaître vos options pour atténuer ces risques.